30代男性の後悔しない働き方

会社の会議を変えると人生10倍楽しくなります

会社に勤めていれば必ず会議があります。日本では毎週、毎月、定期、不定期含め実にたくさんの会議があります。この記事を見てくださっている30代の皆さんは、少なからず会議では重要なポジションを担っていることと思います。そして、会議と聞くだけで憂鬱な気分になるのではないでしょうか。

日本全業態の平均会議時間は、1ヶ月で35時間との調査結果が出ています(調査結果参照:株式会社ジェイアール東海エージェンシー)。業績が悪い企業に関しては、会議時間がなんと1ヵ月53時間にも及んでいます。さらに、会議参加の準備として資料作成も求められます。いったい日本人は会議&会議準備にどれくらいの貴重な時間を費やしているのでしょうか。

世界から3周遅れの超非効率!残業の温床である日本流会議!

会議と聞くだけで憂鬱な気分になるのは日本だけじゃないみたいです。アメリカでも会議の進め方に関する記事が多く見られます。

We’ve all been stuck in a bad meeting. You arrive on time only to have the meeting start 10 minutes late. The agenda? Unclear. The person in charge? Also. Some people start to offer ideas, others shoot them down. Nothing is really decided and the meeting wraps up, as you silently lament the lost hour. There is a better way. Over the course of speaking to more than 500 chief executives for my weekly Corner Office column, I have learned the rules to running an effective meeting. These tips and strategies can work for anyone, regardless of title.

訳:私たちはみな、悪い会合で立ち往生してきました。あなたは10分遅れて会議を始めるために時間通りに到着します。アジェンダ?担当者?また、人々はアイデアを提供し始め、他の人はそれらを撃墜する。あなたは黙って失われた時間を嘆いているので、本当に決まったことはなく、会議は終わりを迎えます。

引用元The New York Times Business

一体アメリカの会議はどんなものなのでしょうか。日本の会議がなぜあれだけ長いのか。

アメリカの会議へ1年間毎週参加してみて分かったこと

私は大学卒業後、ワシントンDCの小学校で1年間のインターンシップに参加していました。その小学校では正規の職員にまじって会議に出席する機会もしばしばありました。その時の経験をもとに簡単にアメリカの会議についてお話したいと思います。

全員が必ず議論に参加する

新人職員だろうがインターンシップ生だろうが、お構いなしに会議で発言をします。校長先生の発議に対しても、他のインターン生が反対意見を述べていたこともありました。アメリカ人は「自分はこう思う」ということをはっきり全員の前で堂々と述べます。

雑談が多い

議論が多いので雑談になることが多かったです。校長先生が話しているのに、他の人は隣の人とディスカッションしている場面もありました。当然、進行役が注意をするのですが、ピリピリした雰囲気ではなく、とても和やかな雰囲気でした。

校長先生が議案をすばやく決定する

議案に対して、賛成反対などの意見が出尽くしたところで、その場で校長先生が意思決定をしていました。その場で決めることが出来ない件については保留にすることもあります。何より驚いたのはその決定のスピードです。結構反対者がいるにも関わらずサクッと意思決定をしていたことが多々ありました。

会議は週1回1時間

毎週木曜日に全教員の会議をしていました。会議自体は本当に1時間で終わってしまいます。というより1時間で校長先生が意思決定をするのです。その後はケーキを食べながら談笑。この談笑の参加者は任意でしたので、3分の1の教員は会議終了後、ケーキだけお持ち帰りしていました。

まとめ:アメリカの会議とは

実際に1年間アメリカでの会議に参加しました。日本企業で働く前にはじめて参加した会議がアメリカでした。とても議論が活発にされていて有意義な場だと感じていました。私も最初はなかなか発言出来なかったのですが、すこしずつアメリカスタイルの会議にも慣れていき、1年間の後半では反対意見も話せるようになりました。

アメリカ流の会議は、時間内に議論を尽くしリーダーが決定するものでした。そして、スピーディーに物事が決まり、職員の方々も翌日から決定事項をスムーズに進めることができした。やるやらないが明確なので、無駄がないという印象でした。

しかし、ディベートに慣れていない人がアメリカ流の会議に参加するととても苦労します。なぜなら、自分の意見に対して必ずと言っていいほど反対意見がでます。アメリカでは学生時代にディベートの授業等があります。それも小学校から始まります。反対の立場から物事を考え指摘することが当たり前なのです。

私なんかはディベートに慣れていなかったので、反対意見に対して論理的に説明していくことが出来ませんでした。イベントの企画提案をしてもよく没になっていましたね。

アメリカと日本の会議の比較

アメリカから帰国し一部上場企業へ就職しました。その後、食品を取り扱う商社へも転職し、数多くの会議に参加しました。アメリカが人生初の会議参加だったので、日本流の会議にはとても戸惑いました。

アメリカと日本の会議について私なりにまとめてみました。

アメリカの会議は意思決定をする場であるのに対し、日本の会議は「全員が合意するプロセスを踏む場」なのです。今でも地方の村では男衆が集まり問題を話し合う寄合があります。その寄合では誰かひとりが意思決定をするのではなく、あくまで全員が納得するまで話し合うスタイルなのです。

日本の会議は「村の寄合」のなごり

村の寄合は、①近況報告→②議案の討議→③全員の合意→④飲み会・・・・と続きます。私の母の実家で寄合が開催されていたので見ていました。みんなで和気あいあいとしているのですが、若者ほどしゃべらないという印象がありました。

村で生きていくためには色々あるんです。年長者に逆らわない、あまり尖った意見を言わない、反対意見を言わない、一緒にお酒を飲む・・・などなど。まさに今の日本企業のあり様ですよね。

村社会であれば全員で納得するプロセスも必要かと思います。しかし、企業は利益を追求するためにあります。その企業がいつまでも村社会の文化である寄合方式で会議をしていれば問題点が多くなるのも当然のことです。

日本のダメ会議を変える3つの方法

過去、「アメリカ企業→日本の一部上場企業→地方の中小企業」で多くの会議に参加した経験から、人生を10倍楽しめる会議変革法を3つ教えます。経験の浅い20代だと、会社の会議の方法を変えるのは至難の業だと思います。しかし、30代であれば役職者、もしくは会社でも重要な役割を担っていると思います。そんな30代の皆さんの変革提案であれば、会議主催者も聞き入れてくれやすいのではないかと思います。

難易度:「低」 情報共有や報告の禁止

これは簡単に出来て、且つ効果てきめんです。例えば、今まで会議で発表していた報告関係を、会議前日の正午までに所定のシートに入力してもらいます。そして、会議が始まるまでの間に参加者が必ず目を通すというものです。

これだけでも、会議時間を半分以下に抑えることができます。しかも、参加者全員の報告事項が頭に入っているので、いざ問題点を話し合う際に有益な議論をすることができます。なぜなら、会議までに問題点の解決策を自分なりに考えることが出来るからです。

難易度:「中」議論はブレーンストーミング!

ブレストを導入している企業も最近は多いと聞いています。ブレストを初めて聞くという人はググってください。この仕組みは新人から社長まで横一線で意見を出すことができます。通常の会議では「この件について意見のある人は?」と上司が部下たち参加者に対して問いかけます。当然、だれも意見など言いません。誰も意見がないと「みんなこの意見に対して賛成なんだな」ということになってしまいます。こうして、熟年社員が考えた3周遅れの企画が会議で決定されてしまうのです。

ブレストの注意点ですが、誰がその意見を出したかということを伏せるとさらに効果はあがります。結局、上司の顔色を伺い上司の出した案に賛同してしまっては、ブレストをする意味がないのです。

ブレストをする真の意味はイノベーションを起こすことです。スマホネイティブの若手のアイデアなしには、これからのAI、IoT等テクノロジーの進化についていくことは出来ません。

いち早く導入し、会議から熟年社員の3周遅れの企画を撲滅しましょう。。

難易度:「高」意思決定者を1名決める

アメリカ流の会議では、意思決定者が時間内に議案をバシバシ決定し、結論を出していきます。見方によっては独裁者のように感じますが、会社は利益を出すためにあります。いつまでもダラダラと参加者の納得を待っていたら、新しいアイデアなんてすぐに陳腐化してしまいます。

そのためにはまず会議参加者の中で最高責任者を決めます。必ず1名です。これはものすごく大事なことです。さんざん議論を尽くした結果、物事が一切決まらず会議が延期なんてことも日本の会議ではよくあることです。超時間の無駄です。これが残業や休日出勤等の温床になります。

意思決定者は、時間内に必ず議案に対して①許可、②却下、③継続議論、3つのどれからを判断します。まあ厳密にいえば3つではないのですが。とにかく権限を持っている人が責任をもって意思決定することが重要です。たとえ反対意見があったとしてもです。

会社が倒産するか成長するかは会議にかかっています

会議の問題点は「会議が長い」「似たような会議は多い」「延々と議論ばかりして結論が出ない」。業績が”下降”している会社は特に問題点が多い。
引用元株式会社ジェイアール東海エージェンシー

業績が良い企業は会議に対する問題点が少ないという調査があります。もし皆さんの会社で問題点の多い会議が延々と繰り返し行われいるなら、早急に改革が必要です。もし、記事内で紹介した難易度が一番低い改革さえ出来ないぐらい、会社の体質が古いのであれば、あなたは会社と道連れになる可能性が大です。早急に転職をお勧めします。問題だらけの会議のせいで残業やら休日出勤やらという事態になってしまいます。

さいごに:会社を変えるか、会社が変わるか。

こちらも合わせてお読みください。早くアクションを起こさないと「会社から抜け出せなくなります」!!

30代後半になると「鳥カゴ」から逃げ出せなくなります。

私は34歳の時に最初の転職をしました。あまりに大きな会社だったので、会社が変わるよう動くことに限界を感じました。年齢的にも異業種を含めた転職をするには限界に近い年齢だと感じていました。

もし、今もその会社を退職せずに働き続けていたら、きっと転職をする勇気はなくなっていると思います。転職を決めてからは多くの転職サイトやブログなどで情報収集をしました。直接エージェントと面談が出来るというリクルートキャリアもその時はじめて知りました。

たかが会議されど会議です。会議を制する会社は業界を制すると言っても過言ではありません。若手や中堅社員の「今」のアイデアを取り入れることが出来る会社を選びましょう。

おがわみのるのプロフィール

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